Henkilötietolain (523/99) 10 §

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679

Laadittu 8.2.2018

1. Rekisterinpitäjä

Ratsastusseura Vallis Gratiae Equestrian ry

2. Rekisterin nimi

Ratsastusseura Vallis Gratiae Equestrian ry asiakas- ja
markkinointirekisteri

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Yhteyshenkilö:

Jouni Laine

Ratsastusseura Vallis Gratiae Equestrian ry

Matruusinkuja 3

21280 Raisio

4. Rekisterin käyttötarkoitus

• Asiakasyhteydet
• Uutiskirjeiden toimittaminen
• Kilpailujen ja kampanjoiden hallinnointi ja palkintojen
toimittaminen
• Lainsäädännössä tarkoitettujen markkinointikieltojen
toteuttaminen
• Palautteen käsittely ja yhteydenpito
• Verkkosivustojen käyttäjäanalyysi

Käsittely perustuu asiakassuhteen hoitamiseen, rekisteröidyn
suostumukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen
toteuttamiseksi

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään rekisterin käyttötarkoituksen
mukaisia tarpeellisia tietoja:

• Yhteystiedot: nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero

• Asiakkuuteen liittyvät tiedot
• Demografiset tiedot: sukupuoli
• Kiinnostuksen kohteet rekisterinpitäjän www-sivustoilla ja
palveluissa
• Muut asiakkaan itse antamat tiedot
• Henkilön käyttämään laitteeseen liittyvät tiedot: mm.
päätelaite, IP-osoite,
käyttöjärjestelmä ja selain

6. Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään
asiakkuuden hoidossa, kampanjoiden, palautteiden ja uutiskirjetilauksien
yhteydessä. Evästeillä kerätään lisäksi tietoa
verkkosivustojen käytöstä.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa muuten kuin lain
sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai viranomaisten vaatimusten
edellyttämällä tavalla.
Rekisterin käyttötarkoituksen mukaisien tehtävien hoitoon voidaan
käyttää alihankkijoita ja tietoja voidaan siirtää
EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, jos se on palvelun toteuttamisen vuoksi
tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin
lainsäädännön edellyttämällä tavalla tietosuojan
riittävästä tasosta.

8. Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja vain niin kauan, kun on
tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.

9. Rekisterin suojaus

Tietokannat, joihin tietoja tallennetaan, ovat teknisesti ja fyysisesti
suojattu, siten ettei ulkopuolella ole niihin pääsyä. Pääsy
tietoihin on vain niillä, joilla se on tarpeen työtehtävien
hoitamiseksi.

10. Tarkastus- ja korjausoikeus, sekä oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua
uutiskirjetilauksensa.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä
rekisteriin on talletettu, oikeus vaatia virheellisen henkilötiedon
korjaamista ja oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä.

Tarkastus-, korjaus- tai poistopyyntö tulee lähettää
kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle
henkilölle.

11. Siirto- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot,
jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä,
yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos
käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja käsittely
suoritetaan automaattisesti.
Rekisteröidyllä EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukainen
oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen.

Siirto- ja kielto-oikeus astuvat voimaan 25.5.2018.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa
tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme
siitä rekisteröidyille.

Privacy statement

Finnish Personal Data Act (523/99) section 10
EU General Data Protection Regulation 2016/679, drawn up on 8 February,
2018

1. Controller
Vallis Gratiae Equestrian ry, Matruusinkuja 3, 21280 Raisio Finland

2. Name of the registry
Vallis Gratiae Equestrian ry: customer and marketing registry

3. Person in charge of registry-related matters
Contact person:
Jouni Laine Vallis Gratiae Equestrian ry, Matruusinkuja 3,21280 Raisio
Finland

4. Use of the registry

 *

Customer contacts
 *

Delivering news letters
 *

Managing competitions and campaigns and delivering prizes
 *

Implementation of marketing prohibitions referred to in legislation
 *

Processing feedback and maintaining contacts
 *

User analysis of websites

Processing is based on maintaining a customer relationship, the consent
of the data subject or the implementation of the controller’s
legitimate rights

5. Data content of the registry
Data processed according to the use of the registry includes
information:

 *

Contact details: name, address, email, telephone number
 *

Customership information
 *

Demographic data: gender
 *

Interests in the controller’s website and services
 *

Other data provided by the customer
 *

Data concerning the device used by the data subject: for example,
terminal, IP address, operating system and browser
 *

6. Data sources
Data is collected from the data subject in relation to managing the
customership, campaigns, feedback and news letter subscriptions.
Furthermore, cookies are used to collect website usage data.

7. Data disclosure and transfer
The data is not disclosed without the consent of the data subject,
except when enforced and allowed by legislation or when required by
official regulations.
Subcontractors can be used to perform tasks related to the use of the
registry, and the data can be transferred outside the EU/EEA if it is
necessary in the terms of providing the service. In these circumstances,
the controller must ensure a sufficient level of data protection with
contracts according to the legislation.

8. Data retention period
The controller shall retain the data only for the necessary duration
regarding the use of the registry.

9. Registry protection
The databases where the data is stored are protected technologically and
physically so that external parties do not have access to them. Only
those parties that need the data to perform their tasks have access to
it.

10. Right to inspection and correction and information deletion
The data subject has the right to cancel their newsletter subscription
at any time.
The data subject has the right to inspect the data stored about the data
subject in the registry, the right to demand the correction of false
personal information, and the right to have information about the data
subject deleted from the registry.
Inspection, correction and deletion requests must be sent in writing and
signed to the person in charge of registry-related matters.

11. Right to data transfer and prohibition
The data subject has the right to retrieve personal data supplied to the
controller in a structured, generally used and machine-readable format
if the processing is based on consent or an agreement, and the
processing is performed automatically.
The data subject has the right, according to article 18 of EU’s
General Data Protection Regulation, to limit the processing of the data.
The right to data transfer and prohibition are valid from 25 May 2018.

12. Changing the privacy statement
The controller reserves the right to update and change the privacy
statement. The data subject is informed of these changes whenever
required by the legislation.

Kilpailuun osallistuvien henkilötietojen käsittely VGE:n osalta

VGE kuuluu Suomen Ratsastajainliittoon, joka on katto-organisaatio ja
lajiliitto Suomessa. VGE voi järjestää joskus kilpailuja. Kilpailujen
järjestämistä sekä tulosten tuottamista ja julkaisua varten VGE
kerää tarvittaessa henkilötietoja.

VGE henkilötietojen käsittelystä vastaa seuran Puheenjohtaja Jouni
Laine.

Ratsastuskilpailu on maksullinen palvelu ja osallistuminen muodostaa
sopimuksen osallistujan ja VGE:n  välillä. VGE kerää osallistujista
henkilötiedot ilmoittautumisen yhteydessä. VGE käsittelee näitä
tietoja kilpailutapahtumien pohjalta ja tuottaa näiden perusteella
kilpailutulokset. Kilpailutulokset julkaistaan. Kilpailussa menestyneet
voivat saada erilaisia ranking- ja valiomerkkipisteitä. VGE toimittaa
listan pelaajista ja heidän saamistaan pisteistä. Nämä tiedot
lisätään SRL:n rankingpiste- ja valiomerkkipisterekisteriin.

Näistä rekisteristä lasketaan useita erilaisia tunnuslukuja;
rekisteri ja siitä lasketut tunnusluvut julkaistaan useita kertoja
vuodessa.

Sekä kilpailutulokset että rankingpiste- ja valiomerkkipisterekisteri
ja sen perusteella lasketut tunnusluvut voidaan julkaista missä tahansa
mediassa mm. paikallislehdet, valtakunnalliset lehdet, Hippos-lehti,
seurojen ja alueiden www-kotisivut ja SRL:n www-kotisivut.

Kilpailua varten osallistujista kerätään nimi, jäsenseura sekä
jäsennumero. Kilpailutuloksia varten osallistujatietoihin voidaan
liittää tietoja kilpailutapahtumista kilpailuluokkien tulokset,
sijoitus kilpailussa, saavutetut rankingpisteet.

Kilpailutulokset ja ranking- sekä valiomerkkipisterekisteri
dokumentoivat SRL:n kilpailuhistoriaa. Tietoja ei koskaan poisteta.

Henkilöllä on seuraavat oikeudet kilpailuun liittyvien
henkilötietojen käsittelyn osalta:

1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat
tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.

2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen
päivittämistä.

3) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei
ole ilmoittautunut eikä osallistunut kilpailuun.

4) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos
hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu.

Jäsentietojen käsittely VGE:ssä ja Suomen Ratsastajainliitossa

VGE on Suomen Ratsastajainliiton (SRL) jäsen. SRL on ratsastusurheilun
katto-organisaatio Suomessa.

VGE kerää jäsenistään henkilötietoja ja käsittelee niitä
yhdessä SRL:n kanssa.

VGE:ssä käsittelystä vastaa: Jouni Laine, 0444808838,
laine@protectus.fi

SRL:ssa käsittelystä vastaa: Sari Siltala, sari.siltala@ratsastus.fi,
Valimotie 10, 00380 Helsinki

VGE kerää jäseneksi liityttäessä nimen ja osoitteen. SRL luo
uudelle jäsenelle jäsennumeron.

VGE on lakisääteisesti velvoitettu pitämään jäsenrekisteriä,
josta tulee ilmetä jäsenen nimi ja kotipaikka. Seuran jäsenmaksuun
sisältyy SRL:n osuus. SRL:n osuuteen sisältyy Hippos-lehden
vuosikerran tilaus ja urheiluvakuutus. Jäsenyyteen sisältyvä
Hippos-lehden tilaus on sopimus, jonka täyttämiseksi SRL käsittelee
nimeä ja osoitetta. Urheiluvakuutuksen osalta vakuutusyhtiö tarkastaa
jäsenyyden voimassaolon SRL:sta korvausvaatimuksen yhteydessä.
Seurajäsenyys on edellytys osallistumiselle SRL:n alaisiin
kilpailuihin. SRL käyttää seurojen jäsenistä muodostuvaa
rekisteriään osallistumisoikeuden varmistamiseen; tässä on kyseessä
SRL:n kilpailutoiminnan järjestämiseen liittyvä oikeutettu etu.

SRL luovuttaa Hippos-lehden postituksesta vastaavalle yritykselle nimi-
ja osoitetiedot. SRL:lla on sopimus lehden kustantajan kanssa, joka
vastaa lehden postituksesta. Kustantaja käsittelee henkilötietoja
SRL:n lukuun eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin
tarkoituksiinsa. Vakuutusyhtiö käsittelee henkilötietoja
korvausvaatimusten yhteydessä eikä ole oikeutettu käyttämään
tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Henkilöllä on seuraavat oikeudet henkilötietojen käsittelyn osalta:

1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat
tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.

2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen
päivittämistä.

3) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei
ole seuran jäsen

4) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos
hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu

Suomen Ratsastajainliitto ry – Finlands Ryttarförbund r.f.

Sopimus yhteisrekisterin pitämisestä

Suomen Ratsastajainliitto ry (SRL) ja VGE sopivat seuraavaa
henkilöjäsenten tietojen keräämisestä:

1) VGE kerää jäseniltään seuraavat tiedot: nimi, osoite,
syntymäaika/henkilötunnus.

2) VGE voi kerätä muitakin tietoja jäsenensä suostumuksella. VGE
vastaa suostumusten hallinnoinnista.

3) VGE luovuttaa SRL:lle henkilöjäsenistään seuraavat tiedot: nimi,
osoite, syntymäaika/henkilötunnus.

4) SRL luo jokaiselle uudelle jäsenelle jäsennumeron ja luovuttaa sen
VGE:lle

5) SRL käyttää luovutettuja tietoja toimittaakseen jäsenelle
Hippos-lehden.

6) SRL luovuttaa edelleen luovutetut tiedot Hippos-lehden postituksesta
vastaavalle lehden kustantajalle, joka toimii käsittelijänä.

7) SRL luovuttaa edelleen luovutetut tiedot vakuutusyhtiölle
urheiluvakuutuksen korvausvaatimusten yhteydessä. Vakuutusyhtiö toimii
tällöin tietojen käsittelijänä.

SRL:lla on sopimus vakuutusyhtiön sekä Hippos-lehden postituksesta
vastaavan kustantajan kanssa henkilötietojen käsittelystä.

8) VGE vastaa tietojensa käsittelystä; VGE on velvollinen noudattamaan
tietoturvan hyviä käytäntöjä.

9) SRL vastaa tietojensa käsittelystä; SRL on velvollinen noudattamaan
tietoturvan hyviä käytäntöjä.

10) Molemmat osapuolet toimivat yhteisrekisterinpitäjänä
jäsentietojen osalta.